Avec la conclusion, plus tôt cette année, du Programme des utilisateurs précoces de Scholaris et du Réseau des groupes d’experts, nous célébrons les succès de ces initiatives et nous nous tournons vers l’avenir tout en continuant à renforcer nos capacités en vue d’un service pleinement opérationnel.

D’un projet pilote impliquant deux établissements en 2023, Scholaris s’est développé pour compter aujourd’hui plus de 30 établissements participants à travers le pays, exploitant des dépôts en anglais et en français, de tailles et de complexités variées.

Aujourd’hui, l’équipe Scholaris héberge et gère près de 700 000 documents sur l’ensemble des instances de production Scholaris et stocke plus de 7 To de données au centre de données des bibliothèques de l’Université de Toronto. Nous sommes fiers de notre communauté grandissante et heureux de fournir une architecture technique évolutive ainsi qu’une infrastructure communautaire pour soutenir les intérêts de nos pairs, tout en répondant aux besoins des réseaux universitaires au Canada.

À tous ceux qui ont participé au développement de Scholaris au cours des dernières années pour faire de la vision d’une infrastructure de dépôts partagée une réalité : un grand merci. Les progrès considérables que nous avons accomplis ensemble témoignent de la force du travail collaboratif et communautaire.

Retour sur le programme des utilisateurs précoces de Scholaris

Lancé en avril 2024, le programme des utilisateurs précoces, d’une durée de deux ans, avait pour objectifs de cerner les besoins de la communauté canadienne en matière de dépôts institutionnels, d’élaborer l’offre de services, d’établir un modèle de tarification axé sur le principe du recouvrement des coûts et de mettre en place une infrastructure évolutive pour la migration, l’hébergement et la gestion d’instances parallèles de dépôts.

Au cours du programme, l’équipe de service Scholaris a intégré, configuré et/ou migré plus d’une vingtaine de dépôts institutionnels canadiens vers l’infrastructure Scholaris. L’équipe Scholaris a travaillé en étroite collaboration avec ces établissements tout au long des étapes d’intégration, de migration et de lancement afin qu’elle puisse mieux comprendre leurs besoins institutionnels et mieux développer un service qui répond aux besoins locaux tout en s’alignant sur des initiatives nationale et internationale de la communication savante.

Pendant ces deux dernières années, l’équipe de service Scholaris a mis au point une architecture technique, a établi des flux de travail de migration flexibles et a instauré une structure tarifaire à plusieurs niveaux. Elle a aussi créé une vaste gamme de documentation et de ressources pour soutenir les établissements participants au programme des utilisateurs précoces, ce qui inclut entre autres: des suggestions de communications, des guides de migration, des documents éducationnels et des modèles de projet. L’équipe de service a également contribué à renforcer leurs capacités locales et, à l’aide de formation, de partage des connaissances et de discussion inter-institutionnels, à élaborer l’expertise en matière de dépôts documentaires parmi les membres de la communauté.

Étapes marquantes du programme des utilisateurs précoces

  • Mise en service de 22 établissements sur l’infrastructure Scholaris (voir la liste).
  • Réalisation de quatre mises à niveau du logiciel DSpace, dont deux majeures (nous sommes désormais sur DSpace 9.4!).
  • Organisation de plus de 30 appels communautaires et séances de travail sur les entités configurables pour la communauté Scholaris.
  • Publication du Guide de préparation à la migration vers Scholaris et du Guide de communication de Scholaris.
  • Publication de la documentation du service et des ressources sur SPOTDocs.
  • Prise en charge des PID :
    • Partenariat avec DataCite Canada pour configurer l’attribution de DOI via l’API DataCite pour les établissements demandeurs; les dépôts Scholaris ont désormais enregistré collectivement plus de 107 000 DOI pour leurs éléments de dépôt!
    • Nous avons établi un partenariat avec ORCID CA pour configurer la synchronisation entre DSpace et ORCID à l’aide de la nouvelle intégration ORCID dans DSpace.
  • Nous avons fourni un soutien visant à rationaliser la gestion des dépôts et à améliorer la découverte de leur contenu via :
    • La configuration des méthodes d’authentification unique (Single-Sign On);
    • Des entités configurables;
    • Des collectes externes du contenu des dépôts vers des plateformes de découverte à libre accès.
  • Publication des conditions d’utilisation et de la déclaration de confidentialité de Scholaris.
  • Élaboration d’une entente de service et d’un modèle de tarification.

Réflexions sur le Réseau des groupes d’experts Scholaris

Coordonnés par l’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), les trois groupes d’experts du réseau Scholaris ont terminé leur mandat plus tôt cette année. Pendant deux ans, ces groupes se sont réunis régulièrement pour évaluer l’état actuel des dépôts institutionnels au Canada, pour cerner les besoins communs tout en harmonisant l’écosystème inter-institutionnels des dépôts et pour formuler des recommandations visant à soutenir l’équipe Scholaris ainsi qu’à renforcer les capacités des établissements participants. Les connaissances générées par ces groupes d’experts sont également d’intérêt pour l’ensemble de la communauté des dépôts, outre celles membres de Scholaris, en les aidant à mettre en œuvre des pratiques exemplaires et à répondre aux nouveaux enjeux liés aux éditions savantes ouvertes.

Vous pouvez consulter les rapports et recommendations du Réseau des groupes d’experts Scholaris sur TSpace, le dépôt de l’Université de Toronto.

Nous remercions les membres des groupes qui ont généreusement consacré leur temps et leur expertise à démêler les complexités de la gestion des dépôts et à élaborer des conseils pratiques. Nous tenons à remercier tout particulièrement et sincèrement Gabriela Mircea (de l’Université de Calgary, agente de programme invitée de l’ABRC pour Scholaris et pour les stratégies de métadonnées) pour son dévouement et son leadership dans la coordination des groupes.

Regard vers l’avenir : le future de Scholaris

Alors que nous continuons à progresser vers un statut entièrement opérationnel, nous sommes entrés dans un deuxième cycle de développement du service. Au cours de cette période de deux ans, nous concentrerons nos efforts sur six domaines clés :

  1. la modélisation de la gouvernance;
  2. la définition de la portée de notre offre de services et de supports bilingues;
  3. la formalisation de notre offre de services de préservation;
  4. la poursuite de la rationalisation de la prestation continue des services;
  5. le renforcement de nos contributions au sein de la communauté DSpace; et
  6. la prestation d’un soutien opérationnel aux établissements membres et la contribution à des initiatives plus larges liées à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications récemment publiée.

Ce travail est déjà en cours, et nous avons hâte de vous en dire davantage au cours des prochains mois. Restez à l’affût!

Si vous souhaitez en savoir plus pour déterminer si Scholaris convient à votre établissement, n’hésitez pas à nous contacter! Nous vous recommandons de consulter notre FAQ et de communiquer avec notre équipe à l’adresse info@scholaris.ca afin que nous puissions répondre à toutes vos questions.

À propos de Scholaris

Scholaris est un service national de dépôt partagé, accessible sur adhésion volontaire, qui soutient la découverte, la gestion, le partage et la préservation de la production savante canadienne en fournissant une infrastructure évolutive, une expertise technique et un soutien communautaire aux dépôts institutionnels des bibliothèques universitaires canadiennes. Ce service est développé par l’Association des bibliothèques de recherche du Canada (ABRC), le Conseil des bibliothèques universitaires de l’Ontario (OCUL) et les bibliothèques de l’Université de Toronto (UTL), en collaboration avec des consortiums régionaux, des bibliothèques universitaires, des praticiens des dépôts documentaires et des communautés d’experts. Le service utilise un logiciel de dépôt open source (DSpace) et est hébergé et géré par Scholars Portal à l’Université de Toronto.